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VwVPersAktBeam - Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Führung und Verwaltung von Personalakten der Beamten

VwVPersAktBeam - Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Führung und Verwaltung von Personalakten der Beamten

Sektor Staat und Verwaltung
Branche Regierung u. Verwaltung
Ebene Landesrecht
Bundesland Sachsen
Rechtsakt Untergesetzlich


  • Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Führung und Verwaltung von Personalakten der Beamten

    VwVPersAktBeam
    Abschnitt A. II.
     

    A Führung der Personalakten, § 117 SächsBG

    I. 1. Die Personalakte ist vollständig, richtig und vertraulich zu führen. Die Führung von Teil- und Nebenakten neben der Grundakte ist erlaubt, ebenso die Speicherung von Informationen aus der Grundakte oder aus Teilakten in Dateien. Dabei sind § 124 SächsBG und im Falle der automatisierten Personaldatenverarbeitung § 31 Abs. 7 des Gesetzes zum Schutz der informationellen Selbstbestimmung im Freistaat Sachsen (Sächsisches Datenschutzgesetz – SächsDSG) vom 11. Dezember 1991 (SächsGVBl. S. 401), geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 7. April 1997 (SächsGVBl. S. 350), zu beachten.

    Teil- und Nebenakten dürfen nur geführt werden, wenn es für die Personalverwaltung erforderlich ist. Ein Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten ist in der Grundakte anzulegen.

     

    2. Der unmittelbare innere Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis bestimmt den Inhalt der Personalakte des Beamten. Die Grundakte ist als ein mit dem Personalbogen beginnendes Aktenheft zu führen, in das alle weiteren Bestandteile in chronologischer Reihenfolge aufzunehmen sind. Wenn es aus Gründen der Personalbearbeitung erforderlich ist, kann die Grundakte thematisch untergliedert werden. Der Personalbogen muß datenschutzrechtlich unbedenklich sein. Die Verwendung des Vordrucks gemäß Anlage 1 der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern zur Begründung und Beendigung eines Beamtenverhältnisses vom 11. August 1997 (SächsABl. S. 1060) wird empfohlen, desgleichen die Voranstellung eines Inhaltsverzeichnisses.

    In die Grundakte sind insbesondere aufzunehmen:

    a) Weiterzuführender Personalbogen als formularmäßige Zusammenfassung der Personalakte, worunter eine ständig zu aktualisierende schriftliche Übersicht aller für das Dienstverhältnis wesentlichen Daten verstanden wird,

    b) Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Lichtbild, bisherige Beschäftigungsverhältnisse,

    c) Personenstandsurkunden und Staatsangehörigkeitsnachweis,

    d) Nachweise über Vor- und Ausbildung einschließlich Prüfungszeugnisse und anderweitige Befähigungsnachweise,

    e) Führungszeugnisse, Auskünfte aus dem Bundeszentralregister,

    f) Gesundheitszeugnisse, Ergebnisse ärztlicher Untersuchungen im Rahmen des Dienstverhältnisses (zum Beispiel anläßlich der Berufung in das Beamtenverhältnis, Anstellung, Versetzung in den Ruhestand wegen Dienstunfähigkeit) sowie sonstige Bescheinigungen (zum Beispiel Bildschirmtauglichkeit) und andere ärztliche Stellungnahmen zur gesundheitlichen Eignung für einen bestimmten Dienstposten, Nachweis der Schwerbehinderteneigenschaft oder der Gleichstellung,

    g) Nachweise über Wehr- oder Zivildienst und Rechtsstellung nach dem Arbeitsplatzschutzgesetz,

    h) Unterlagen über Vereidigung, Ernennungen, Beförderungen, Abordnungen, Versetzungen, Umsetzungen, Dienstpostenübertragungen, Dienstjubiläen, ehrenamtliche Tätigkeiten, Ehrungen, Belobigungsschreiben,

    i) mit dem Dienstverhältnis zusammenhängende Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die nicht zu einem Disziplinarverfahren geführt haben, soweit sie sich als begründet oder zutreffend erweisen,

    j) abschließende Entscheidungen in einem Disziplinarverfahren, die zu einer Disziplinarmaßnahme geführt haben, Unterlagen über Ermittlungs-, Straf- und Berufungsgerichtsverfahren sowie über Bußgeldverfahren, soweit ein Bezug zur dienstlichen Tätigkeit besteht und über Maßnahmen der Dienstaufsicht,

    k) abschließende Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten aus dem Dienstverhältnis,

    l) abschließende Entscheidungen im Regreß- und Schadensersatzverfahren,

    m) Unterlagen über Teilzeitbeschäftigung, Erziehungsurlaub, Urlaub ohne Bezüge aus arbeitsmarktpolitischen, familiären oder sonstigen Gründen,

    n) Unterlagen über die Entlassung oder die Versetzung in den Ruhestand,

    o) Unterlagen über die Versorgung des Beamten und seiner Hinterbliebenen,

    p) Eingaben und Gesuche des Beamten in persönlichen Angelegenheiten, Petitionsunterlagen, soweit die Petition zu einer Personalmaßnahme geführt hat.

    Gesundheitszeugnisse, Ergebnisse ärztlicher Untersuchungen im Rahmen des Dienstverhältnisses sowie andere ärztliche Bescheinigungen und Stellungnahmen zur gesundheitlichen Eignung sind in verschlossenen Umschlägen aufzubewahren. Öffnen und Schließen der Umschläge sind durch Unterschrift mit Datumsangabe auf dem Umschlag zu vermerken.

    Personalakten von Schwerbehinderten und Gleichgestellten sind in geeigneter Weise zu kennzeichnen. Unterlagen, aus denen sich die Art der Behinderung ergibt, sind in einem verschlossenen Umschlag aufzubewahren. Öffnen und Schließen des Umschlages sind durch Unterschrift und Datumsangabe auf dem Umschlag zu vermerken.

    Unterlagen mit Sachaktenqualität gehören nicht in die Personalakte. Sachakten beziehen sich auf allgemein dienstliche Vorgänge und haben nicht das Dienstverhältnis des einzelnen Beamten zum Gegenstand. Sachaktenqualität haben insbesondere Prüfungsakten und Sicherheitsakten, die Unterlagen über die Sicherheitsüberprüfung von Personen im Rahmen des Geheimschutzes enthalten. Sachaktenqualität besitzen darüber hinaus alle Akten über Vorgänge der Personalplanung, der Stellenausschreibungen, des Ausleseverfahrens, der Stellenbewertungen und der Geschäftsverteilung.

     

    3. Teilakten enthalten Unterlagen, die nicht in der Grundakte enthalten sind. Teilakten werden bei Bedarf insbesondere für nachstehende Unterlagen angelegt:

    a) Fortbildung,

    b) Besoldung (einschließlich vermögenswirksame Leistungen, Abtretungen, Pfändungen, Gehaltsvorschüsse), wobei die Kindergeldakte zusammen mit der Bezügeakte zu führen ist,

    c) Urlaub (Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Zusatzurlaub, Dienstbefreiung),

    d) Nebentätigkeiten,

    e) Erkrankungen,

    f) Beihilfe, Heilverfahren, Heilfürsorge,

    g) Trennungsgeld, Umzugskosten, Reisekosten und mit diesen Bereichen verbundene Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten oder Schadensersatzverfahren,

    h) Rechtsstreitigkeiten aus dem Dienstverhältnis,

    i) Dienstunfälle,

    j) Unterstützungen,

    k) Disziplinarvorgänge nach Abschluß des Disziplinarverfahrens,

    l) Versorgung des Beamten und seiner Hinterbliebenen.

     

    4. Nebenakten enthalten Unterlagen, die auch in der Grund- oder Teilakte enthalten sind; sie dürfen nur geführt werden, wenn die Beschäftigungsbehörde nicht die personalverwaltende Behörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind.

    Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung der betreffenden Behörde unerläßlich ist. Von Urkunden, die in erster Linie dazu bestimmt sind, dem Beamten ausgehändigt zu werden, sind Mehrfertigungen oder Kopien für die Grundakte herzustellen. Nebenakten sind aufzulösen, sobald eine Notwendigkeit für ihre Führung bei der jeweiligen Behörde nicht mehr besteht (zum Beispiel Beendigung der Tätigkeit des Beamten), soweit sie nicht an eine andere, nunmehr zuständige Behörde abgegeben werden.

    Verfügt eine Behörde über Außenstellen, können ebenfalls Personalnebenakten geführt werden, wenn dies für einen reibungslosen Verwaltungsablauf zwingend erforderlich ist.

     

    5. Erklärungen des Beamten und sonstige Schriftstücke, die sich auf eine Überprüfung früherer politischer Aktivitäten in der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik beziehen, insbesondere die Tätigkeit für das Ministerium für Staatssicherheit/Amt für Nationale Sicherheit betreffend (zum Beispiel Erklärungsbogen zur politischen Vergangenheit; Anfrage beim Bundesbeauftragten für die Unterlagen der Staatssicherheit der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik [BStU]; der Einzelbericht des Bundesbeauftragten; Anhörungsprotokolle; Beschlüsse und Schreiben der Dienststelle zum Ergebnis der Überprüfung), sind in einem verschlossen Umschlag bei der Grundakte aufzubewahren. Der Umschlag erhält den Stempelaufdruck „ Vertraulich BStU-Unterlagen“. Spitzelberichte sind in einem gesonderten Umschlag, der in den oben genannten Umschlag zu integrieren ist, mit dem Stempelaufdruck „ Verschlußsache Nicht vom Bediensteten zu öffnen!“ aufzubewahren. Sie dürfen nur von den Personen geöffnet werden, die unmittelbar die Erklärungen oder die sonstigen Schriftstücke bearbeiten und dazu befugt sind. Die Öffnung und das Wiederverschließen sind in angemessener Weise zu dokumentieren.

     

    II. Die personalverwaltende Stelle hat die nach § 9 SächsDSG erforderlichen Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit in personeller, technischer und organisatorischer Hinsicht zu treffen. Welche Sicherungsmaßnahmen erforderlich sind, richtet sich nach den speziellen Gegebenheiten der Dienststelle.

    Personalakten sind getrennt von den Sachakten aufzubewahren und vertraulich zu behandeln. Der Zugang zur Personalakte ist auf die Bearbeitung von Personalangelegenheiten begrenzt. Zu anderen als den genannten Zwecken ist die Nutzung der Personalakte nur zulässig, soweit eine Rechtsvorschrift dies erlaubt.

    Der Kreis der mit der Personalakte befaßten Mitarbeiter ist möglichst eng zu halten. Es ist organisatorisch sicherzustellen, daß unzuständige Sachbearbeiter keinen Zugang zu Personalakten haben. Zugang zu Personalakten haben neben dem Dienstvorgesetzten grundsätzlich nur die zuständigen Mitarbeiter der personalbearbeitenden Stelle sowie der Geheimschutzbeauftragte im Rahmen der Sicherheitsrichtlinien.

    Vorstehende Grundsätze gelten auch für Personalaktendaten, die in automatisierten Dateien verarbeitet werden



     

  • Albrecht/Höroldt, IT-Sicherheit 1/2013, 29 (Datenkonsistenz im Katastrophenfall)
  • Albrecht/Schmid, K&R 2013, 529 (E-Government)
  • BT-Drs. 18/4096
  • BT-Drs. 18/5121
  • Bergt, CR 2014, 726 (Verschlüsselung nach dem Stand der Technik als rechtliche Verpflichtung)
  • Bräutigam/Wilmer, ZRP 2015, 38 (Meldepflichten im IT-SiG)
  • Clauß/Köpsell, IT-Sicherheit 1/2012, 44 (Datenschutztechnologien Verwaltung)
  • Dorndorf/ Schneidereit, CR 2017, 21-26 (E-Signing von Verträgen mittels qualifizierter elektronischer Signatur nach eIDAS)
  • Eikel/Kohlhause, IT-Sicherheit 3/2012, 64 (United Communications)
  • Fischer/Lemm, IT-Sicherheit 1/2012, 48 (Kommunales Cloud Computing)
  • Frische/Ramsauer, NVwZ 2013, 1505 (Das E-Government-Gesetz)
  • Gaycken/Karger, MMR 2011, 3 (Entnetzung, IT-Sicherheit)
  • Gehrmann/Klett, K&R 2017, 372 (Umsetzung des IT-SiG)
  • Geis, K&R 2002, 59 (Singnaturverordnung)
  • Glombik, VR 2016, 306 (Europäischer elektr. Datenaustausch)
  • Gola, K&R 2017, 145 (Interpretation der DSGVO)
  • Hoffmann/Schulz/Brackmann, ZD 2013, 122 (öffentliche Verwaltung und soziale Medien)
  • Johannes, MMR 2013, 694 (Elektronische Formulare, Verwaltungsverfahren)
  • Kahler, CR 2015, 153 (Outsourcing im öffentl. Sektor, Amtsgeheimnis)
  • Karg, DuD 2013, 702 (E-Akte, datenschutzrechtliche Anforderungen)
  • Klimburg, IT-Sicherheit 2/2012, 45 (Datenschutz, Sicherheitskonzept, Verwaltung in NRW)
  • Kramer, DSB 2015, Nr 04, 79 (Vorgaben für den behördlichen DSB)
  • König, LKV 2010, 293 (Verwaltungsreform in Thüringen, E-Government)
  • Laue, DSB 2011, Nr 9, 12 (§ 3a, Datenvermeidung und Datensparsamkeit)
  • Leisterer/Schneider, K&R 2015, 681 (staatliches Informationshandeln im Bereich der IT-Sicherheit)
  • Lotz/Wendler, CR 2016, 31 (TOM, Abdingbarkeit von § 9 BDSG für Betreiber von KRITIS)
  • Mayer, IT-Sicherheit, 5/2012, 68 (Mobility, ByoD)
  • Oberthür/Hundt/Kroeger, RVaktuell 2017, 18 (E-Government-Gesetz)
  • Prell, NVwZ 2013, 1514 (E-Government)
  • Probst/Winters, CR 2015, 557 (eVergabe, elektr. Durchführung der Vergabe öffentl. Aufträge)
  • Roßnagel, CR 2011, 23 (sicherer elektronischer Rechtsverkehr)
  • Roßnagel, MMR 2015, 359 (eIDAS-VO, elektr. Signaturen für Vertrauensdienste)
  • Roßnagel, NJW 2013, 2710 ( E-Government-Gesetz)
  • Roßnagel, NJW 2014, 3686 (Sichere elektronische Transaktionen)
  • Schrotz/Zdanowiecki, CR 2015, 485 (Cloud Computing im öffentl. Sektor, Datenschutz u. IT-Sicherheit)
  • Schulte/ Schröder, Handbuch des Technikrechts, 2011
  • Schulz, CR 2009, 267-272 (Der neue „E-Personalausweis”)
  • Schulz, DuD 2015, 446 (Leitlinie für IT-Sicherheit in Kommunen)
  • Schulz, MMR 2010, 75 (Chancen und Risiken von Cloud Computing in der öffentlichen Verwaltung)
  • Sosna, CR 2014, 825-832 (eIDAS-Verordnung)
  • Ulmer/Rath, CCZ 2016, 142 (DS-GVO)
  • VGH Bayern, B. v. 01.12.2014 16a DZ 11.2411 (E-Mail-Kontrolle bei Beamten, Datensicherheit);
  • Weidemann, DVP 2013, 232-234 (DE-Mail, Verwaltungszustellungsgesetz)
  • Zaudig, IT-Sicherheit 4/2012, 64 (IT-Sicherheitsmanagement in der Kommunalbehörde)
  • Suche in Deutsch und Englisch

    Thema


    Ergebnis 1

    NIST FIPS 199:2004-02



    Ergebnis 2

    NIST FIPS 200:2006-03



    Ergebnis 3

    BSI TR 03105 Teil 1.1



    Ergebnis 4

    BSI TR 03105 Teil 1.2



    Ergebnis 5

    BSI TR 03105 Teil 2



    Ergebnis 6

    BSI TR 03105 Teil 3.1



    Ergebnis 7

    BSI TR 03105 Teil 3.2



    Ergebnis 8

    BSI TR 03105 Teil 3.3



    Ergebnis 9

    BSI TR 03105 Teil 3.4



    Ergebnis 10

    BSI TR 03105 Teil 4