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VV-LHO - Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung

VV-LHO - Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung

Sektor Staat und Verwaltung
Branche Regierung u. Verwaltung
Ebene Landesrecht
Bundesland Niedersachsen
Rechtsakt Untergesetzlich

  • Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung

    VV-LHO

    Abschnitt 45 Punkte 5.7.3., 6.2; Abschnitt 45.3 (Anlage 3 zu Nummer 7) Punkte 3.-6.

     

    5.7 Aufbewahrungsbestimmungen

    5.7.1 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen i. S. der VV sind die Unterlagen in elektronischer Form oder in Papierform, die zum Verständnis der Buchführung und zur ordnungsmäßigen Rechnungslegung erforderlich sind. Dazu gehören

    5.7.1.1

    die Bücher (§ 71), in denen alle buchungspflichtigen Vorgänge in der vom MF vorgeschriebenen sachlichen Ordnung zu buchen sind (Sachbücher); werden Vorbücher zu den Sachbüchern geführt, werden die Buchungen summarisch in die Sachbücher übertragen; Sachbücher sind

    a) das Titelbuch,

    b) das Vorschussbuch,

    c) das Verwahrungsbuch und

    d) das Abrechnungsbuch,

     

    5.7.1.2

    die Belege,

     

    5.7.1.3

    die Rechnungsunterlagen und

     

    5.7.1.4

    die übrigen notwendigen Unterlagen bei den für Zahlungen zuständigen Stellen, die für die Rechnungslegung nicht benötigt werden.

     

    5.7.2 Für die ordnungsmäßige Aufbewahrung der Belege sind die anordnenden Stellen zuständig. Für die Aufbewahrung der übrigen Unterlagen sind die für Zahlungen zuständigen Stellen zuständig. Die oder der zuständige Beauftragte für den Haushalt bestimmt, wo und wie die Unterlagen (Titelakten, Sachakten) der anordnenden Stellen aufzubewahren sind. Dies gilt auch für die Unterlagen der anordnenden Stellen, deren Dienststelle aufgelöst oder mit einer anderen anordnenden Stelle zusammengelegt worden ist. Dies gilt nicht für die in elektronischer Form im HWS vorgehaltenen, aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

     

    5.7.3 Die Unterlagen sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert und getrennt nach Haushaltsjahren aufzubewahren. Es muss sichergestellt sein, dass die Haltbarkeit und Lesbarkeit der Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrung nicht beeinträchtigt wird. Die Unterlagen sind so geordnet aufzubewahren, dass innerhalb einer angemessenen Frist einzelne Unterlagen zur Verfügung stehen. Für die Aufbewahrung der elektronischen Unterlagen sind die Regelungen der Anlage 3 anzuwenden.

     

    5.7.4 Die Aufbewahrungsfrist beginnt für Bücher mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das sie geführt worden sind. Werden Bücher für mehrere Haushaltsjahre geführt, so beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen worden ist. Für die übrigen Unterlagen beginnen die Aufbewahrungsfristen mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das die Unterlagen bestimmt sind und in dem die Zahlung abgeschlossen ist.

     

    5.7.5 Bücher und Rechnungsunterlagen sind zehn Jahre, Belege (Nummer 5.3) sechs Jahre und die übrigen Unterlagen (Nummer 5.7.1.4) ein Jahr aufzubewahren. Abweichende Aufbewahrungszeiten in Rechts- und Verwaltungsvorschriften bleiben unberührt.

     

    5.7.6 Die Unterlagen nach Nummer 5.7.1 sind über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis zur Entlastung nach § 114 aufzubewahren.

     

    5.7.7 Der LRH kann in Einzelfällen verlangen, dass die Unterlagen nach Nummer 5.7.1 über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus aufzubewahren sind.

     

    5.7.8 Die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen ist in Abhängigkeit von den eingesetzten Verfahren zu regeln (siehe Anlage 3). Die Regelung bedarf der Einwilligung des MF. Das MF hat das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

     

    5.7.9 Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat nach dem Abschluss eines Haushaltsjahres zu veranlassen, dass die Unterlagen, deren Aufbewahrungszeiten abgelaufen sind, ausgesondert werden, wenn nicht andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe dem entgegenstehen. Langfristig aufzubewahrende Unterlagen können vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv übergeben werden, soweit das Archiv die vorgegebene Aufbewahrungsfrist einhält.

     

    5.7.10 Werden Unterlagen mit unterschiedlicher Aufbewahrungsdauer zusammen aufbewahrt, gilt für die Aussonderung die jeweils längste Frist.

     

    5.7.11 Die ausgesonderten Unterlagen sind unter Beachtung der für die Archivierung geltenden Bestimmungen zu vernichten. Elektronische Daten sind unwiderruflich zu löschen. Dabei ist sicherzustellen, dass die in den Unterlagen enthaltenen Angaben nicht durch unbefugte Dritte zur Kenntnis genommen und nicht missbräuchlich verwendet werden können. Die zum Datenschutz getroffenen Regelungen sind zu beachten.

     

    5.7.12 Das MF kann im Einvernehmen mit dem LRH Ausnahmen zulassen.

     

    6. Für Zahlungen zuständige Stellen

    6.1 Einrichtung

    Für Zahlungen zuständige Stellen sind:

    6.1.1

    Kassen, die vom MF einzurichten sind,

     

    6.1.2

    Zahlstellen, die mit Einwilligung des MF für den Barzahlungsverkehr und die Einzahlungen mittels Scheck und elektronischer Kartenzahlverfahren eingerichtet werden können,

     

    6.1.3

    sonstige Stellen, die vom MF unter Beachtung des § 77 mit der Wahrnehmung des Zahlungsverkehrs beauftragt werden. Die Änderung oder Ergänzung der bei der Einrichtung oder Beauftragung festgelegten Aufgaben bedarf der Einwilligung des MF. Für die Einrichtung, die Zuständigkeit und das Verwaltungsverfahren der Zahlstellen sowie deren Ergänzung oder Änderung gelten die Bestimmungen der Anlage 2.

     

    6.2 Bestellung der Leiterin oder des Leiters der Kasse

    Die Leiterin oder der Leiter der Kasse und ihre oder seine Vertretung werden vom MF bestellt. Dies gilt entsprechend für die nach Nummer 6.1.3 beauftragte Stelle. Das MF kann diese Befugnisse übertragen. Der Leiterin oder dem Leiter der LHK obliegt eine Berichtspflicht gegenüber der Kassenaufsicht bei Vorliegen besonderer Vorfälle bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs wie z. B. bei Unregelmäßigkeiten und bei Mängeln in der Sicherheit der Kasseneinrichtungen sowie im Verwaltungsverfahren.

     

     

    Abschnitt 45.3 VV-LHO - Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von HKR-IT-Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen - GoBIT-HKR

    3. Verantwortlichkeit

    3.1 Die oder der Beauftragte für den Haushalt ist verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in der Dienststelle. Dies gilt insbesondere für die Buchführung über Forderungen und Verbindlichkeiten (Soll-Buchführung) aufgrund elektronischer Kassenanordnungen, die Mittelverteilung sowie für die Abwicklung der dienststellenbezogenen Verwahrungs- und Vorschussbuchungen (Ist-Buchführung).

     

    3.2 Für die Einhaltung der nachfolgenden Bestimmungen für den Einsatz eines Verfahrens nach Nummer 1 ist die oberste Landesbehörde verantwortlich, die für den Einsatz des Verfahrens zuständig ist oder für deren Geschäftsbereich das Verfahren genutzt werden soll. Dies beinhaltet nicht nur die Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit - insbesondere für die Richtigkeit der Programme -, die Sicherheit und die Wirtschaftlichkeit der Verfahren sowie für den Schutz der damit gespeicherten Daten, sondern auch für die Unterlagen nach Nummer 1 einschließlich der eingesetzten Verfahren. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung der Buchführung und Rechnungslegung auf Dritte.

    Die für den Betrieb zuständige oberste Landesbehörde hat bei erstmaligem Einsatz oder bei wesentlichen Erweiterungen und Anpassungen eines Verfahrens nach den Nummern 4.1.1 und 4.1.2 das für die zentrale Steuerung der Informationstechnik zuständige MI zu beteiligen und eine Stellungnahme über die Konformität des Verfahrens mit den Landesstandards für HKR-IT-Verfahren und dem aktuellen Stand der Technik einzuholen. Die Dokumentation von derartigen Verfahren ist gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren.

     

    4. Entwicklung und Betrieb eines HKR-IT-Verfahrens

    Für die Entwicklung und den Betrieb eines HKR-IT-Verfahrens muss sämtlichen vom MI festgelegten landesweiten IT-Standards entsprochen werden.

    4.1 Anforderungen an dem HWS vorgelagerten Vorverfahren

    4.1.1 Für Vorverfahren, bei denen eine Freigabe nicht im HWS, sondern im Vorverfahren direkt erfolgt, gelten sämtliche festgelegten Standards des HWS. Dies gilt für

    4.1.1.1

    Vorverfahren mit externer Zahlbarmachung, bei denen die Einzahlungen oder Auszahlungen nicht automatisch durch das HWS, sondern unter Verwendung der im Vorverfahren erstellten Zahlungsverkehrsdateien bewirkt werden,

     

    4.1.1.2

    Vorverfahren mit interner Zahlbarmachung, bei denen Dateien mit Zahlungsanordnungen (Anordnungsdateien) zur Erzeugung von einzelnen Sollbuchungen an das HWS übergeben werden und bei denen aufgrund der bei den einzelnen Haushaltstiteln vorhandenen Sollbuchungen die Zahlbarmachung durch das HWS vorgenommen wird.

     

    4.1.2 Vorverfahren mit Freigabe im HWS, bei denen die im Vorverfahren erzeugten Kassenanordnungen in das HWS geleitet und dort freigegeben werden, müssen lediglich folgende Kriterien erfüllen:

    4.1.2.1

    ein Berechtigungskonzept,

     

    4.1.2.2

    ein definiertes Verfahren zur Vergabe von Berechtigungen,

     

    4.1.2.3

    Einhaltung der vom MI jeweils veröffentlichten Passwortkonventionen des Landes,

     

    4.1.2.4

    vollständige und richtige Verarbeitung über mehrere Prozessschritte,

     

    4.1.2.5

    Gewährleistung der Richtigkeit der Schnittstellenverarbeitung,

     

    4.1.2.6

    Sicherstellung der Unveränderbarkeit der buchungs- und zahlungsrelevanten Daten bis zur Bereitstellung auf dem Übergabeserver,

     

    4.1.2.7

    Bestätigung der sachlichen Richtigkeit durch die Erfasserin oder den Erfasser der Anordnung,

     

    4.1.2.8

    Übertragung sämtlicher Daten der Anordnung inklusive der HWS-Kennung der Feststellerin oder des Feststellers in das HWS.

     

    4.2 Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche, Zugriffskontrollen

    4.2.1 Grundsätzlich sind mindestens die Bereiche Datenerfassung und Datenverarbeitung gegeneinander abzugrenzen.

     

    4.2.2 Die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der an automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Beteiligten ist durch Dienstanweisung zu regeln. Berechtigungen dürfen nur eingerichtet werden, soweit dies zur Aufgabenerfüllung zwingend erforderlich ist (Prinzip der minimalen Berechtigung). Es ist ein Verfahren für die Verwaltung der Berechtigungen (Einrichtung, Veränderung, Entzug) festzulegen. Das Verfahren muss sicherstellen, dass zu jedem Zeitpunkt festgestellt werden kann, welche Personen, einschließlich Administratorinnen oder Administratoren und andere Systemverwalterinnen oder Systemverwalter, zu welchem Zeitpunkt mit welchen Berechtigungen ausgestattet gewesen sind. Die Verwaltung von Berechtigungen, insbesondere die Identität der Personen, die die Berechtigungen zuweisen und denen die Berechtigungen zugewiesen werden, ist zu dokumentieren. Die für die Verfahren nach den Nummern 4.1.1.2 und 4.1.2 erforderlichen dienststellenbezogenen Zugangs- und Zugriffsberechtigungen sind analog der Kennungen für das automatisierte HWS über das HWS-Modul zur Bearbeitung von Nutzerdaten zu beantragen. Anschließend sind sie in die Benutzerverwaltungen dieser Verfahren zu implementieren oder vor Übertragung der Anordnungsdaten in der Schnittstelle auszutauschen. Dabei ist sicherzustellen, dass die jeweilige HWS-Kennung auch in diesen Verfahren nur von der Person verwendet wird, der sie im HWS zugeordnet ist. Die Überwachung der Übereinstimmung der im HWS und in den Verfahren nach den Nummern 4.1.1.2 und 4.1.2 hinterlegten Kennungen obliegt den Betreiberinnen und Betreibern dieser Verfahren.

     

    4.2.3 Beim Einsatz automatisierter Verfahren ist sicherzustellen, dass eine Zugriffskontrolle gewährleistet ist und in den Arbeitsablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann. Der Zugriff ist zu schützen (Benutzerkennung, Passwort, Abstufung der Zugriffsberechtigung). Die aktuellen Regelungen für die Passwortbildung gemäß der "Kurzanleitung zur Vergabe von Passwörtern für HWS-Kennungen" in der Infor Web-Hilfe sind zu beachten.

     

    4.3 Datenerfassung und Datenverarbeitung

    4.3.1 Die Datenerfassung ist die verarbeitungsgerechte Übernahme von ermittelten Daten in ein automatisiertes Verfahren, um diese Daten weiter zu bearbeiten. Sie kann erfolgen durch manuelle oder andere Eingabe von Daten schriftlicher Unterlagen oder Übernahme elektronischer Daten in das Verfahren. Die richtige und vollständige Erfassung und Freigabe der Daten ist nach Maßgabe der VV zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 zu bescheinigen und zu prüfen/freizugeben (Vier-Augen-Prinzip). Soweit erforderlich, ist der Transport von maschinell lesbaren Datenträgern durch Begleitbelege zu sichern.

     

    4.3.2 Die Datenverarbeitung ist für die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten verantwortlich. Hierzu gehören insbesondere die richtige und vollständige Übernahme der Daten, die richtige und vollständige technische Durchführung der Verarbeitung, die Wiederholbarkeit der Verarbeitung im Fall nicht einwandfreier Arbeitsergebnisse, die vollständige Durchführung der ihr obliegenden organisatorischen und sonstigen Kontrollen, die Sicherung der Datenbestände und der Programme gegen Verlust, unzulässige Weitergabe, unbeabsichtigte und unbefugte Veränderung und die richtige und vollständige Weiterleitung der Arbeitsergebnisse.

     

    4.3.3 Bei Datenfernübertragung ist sicherzustellen, dass die Daten richtig und vollständig gesendet und empfangen werden, die Übertragung der Daten wiederholt werden kann und die Daten von Sende- und Empfangsdateien visuell lesbar gemacht werden können.

     

    4.3.4 Es ist sicherzustellen, dass bereits verarbeitete Daten nicht erneut verarbeitet werden und es nicht zu Mehrfachzahlungen oder Mehrfachbuchungen kommt.

     

    4.4 Prüfung der Verfahrensabläufe

    Durch mindestens stichprobenweise Prüfung der Dienststellenleiterin oder des Dienststellenleiters oder einer durch sie oder ihn beauftragten Person ist sicherzustellen, dass die genehmigten Verfahrensabläufe und die getroffenen Regelungen eingehalten werden. Bei der Prüfung ist darauf zu achten, dass die erforderlichen Belege vorhanden sind und vorschriftsmäßig aufbewahrt werden. Die Prüfung ist zu bescheinigen.

     

    4.5 Belegfunktion

    4.5.1 Belegverarbeitung

    Aus den konzeptionellen Unterlagen des Verfahrens muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Nummern 6.1 und 6.2).

     

    4.5.2 Belegsicherung

    Die Belege sind unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern (Nummern 6.1 und 6.2). Zur Sicherung der Beweiskraft nach VV Nr. 5.1.1 sind Belege und Buchungen so zu kennzeichnen, dass sie gegenseitig eindeutig zugeordnet werden können. Liegen den Buchungen automatisierte Berechnungsprozesse teilweise oder vollständig zugrunde, sind sie in der Verfahrensdokumentation nachzuweisen. Änderungen der automatisierten Berechnungsprozesse sind nur mittels eines autorisierten Änderungsverfahrens zulässig.

     

    4.6 Einwilligung zum Betrieb

    4.6.1 Unterrichtung, Einwilligungsverfahren

    4.6.1.1 Das MF und der LRH sind über beabsichtigte Verfahren nach Nummer 1 so rechtzeitig zu informieren, dass sie ggf. die Gestaltung des Verfahrens beeinflussen können. Die Einwilligungsantragsunterlagen sind dem MF vor Durchführung des Schnittstellentests gemäß Nummer 4.6.1.2 vorzulegen.

     

    4.6.1.2 Sollen Verfahren nach Nummer 1 eingeführt oder wesentlich geändert werden, so bedarf es der Einwilligung des MF. Hierfür hat die nach Nummer 3 zuständige Stelle die Bescheinigung gemäß Nummer 7 und die Stellungnahme des MI nach Nummer 3.2 vorzulegen. Soweit vorgelagerte Verfahren Daten an das HWS des Landes übergeben, muss vor deren Einsatz das MF die Schnittstelle hinsichtlich deren Funktionalität (Datenübermittlung und Verarbeitungsfähigkeit) prüfen und die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse feststellen. Das MF hat das Einvernehmen mit dem LRH herbeizuführen.

     

    4.6.1.3 Dem MF und dem LRH ist Gelegenheit zu geben, am Test des Verfahrens teilzunehmen.

     

    4.6.1.4 Der Unterrichtung und Einwilligung bedarf es auch, wenn Verfahren oder Verfahrensteile anderer Betreiberinnen und Betreiber übernommen oder wenn die Entwicklung oder die Anwendung von Verfahren oder Verfahrensteilen auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung übertragen werden sollen.

     

    5. Internes Kontrollsystem (IKS)

    Als IKS wird grundsätzlich die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen bezeichnet.

    5.1 Kontrollmaßnahmen

    Zur Einhaltung des IKS sind Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören insbesondere

    regelmäßige Überprüfung und Dokumentation der Zugangsberechtigungen der Personen (Nutzerinnen und Nutzer) zu einer IT-Anwendung (Benutzerkennungen), sowie der eingerichteten Zugriffsrechte entsprechend ihrer tatsächlichen Funktion (Überprüfung der Umsetzung des Rollen- und Rechtekonzepts),

    Einhaltung der Funktionstrennungen,

    Erfassungs- und Abstimmungskontrollen (z. B. Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen),

    Verarbeitungskontrollen,

    Einhaltung der Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen und elektronischen Unterlagen und

    Sicherstellung von Änderungen von automatisierten Berechnungsprozessen nur mittels autorisierter Änderungsverfahren.

     

    5.2 Anlassbezogene Prüfungen

    Im Rahmen eines IKS muss auch anlassbezogen (z. B. Systemwechsel) geprüft werden, ob das eingesetzte HKR-IT-Verfahren dem dokumentierten Verfahren entspricht.

     

    6. Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen

    6.1 Allgemeine Aufbewahrungsplichten

    Der sachliche Umfang der Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus der VV Nr. 5.7.

     

    6.2 Besondere Aufbewahrungspflichten

    6.2.1 Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Aufbewahrung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Dabei muss sichergestellt sein, dass die beteiligten und verantwortlichen Personen und der Umfang der von ihnen jeweils wahrgenommenen Verantwortung eindeutig, dauerhaft und unveränderlich unter Angabe des Datums und (ggf.) der Uhrzeit systemseitig dokumentiert werden und der Zusammenhang der einzelnen Unterlagen zu einem Geschäftsvorfall gewahrt bleibt.

     

    6.2.2 Die Unterlagen sind so geordnet aufzubewahren, dass innerhalb einer angemessenen Frist einzelne Unterlagen zur Verfügung stehen.

     

    6.2.3 Sind aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen in einem HKR-IT-Verfahren entstanden oder eingegangen, so sind diese Daten in der Form der Erstellung oder der Übernahme unveränderbar aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein Archivsystem erfolgt. Es ist sicherzustellen, dass die elektronischen Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungszeit auch nach einem Wechsel der zum Zeitpunkt der Speicherung eingesetzten HKR-IT-Verfahren lesbar gemacht und ausgewertet werden können.

     

    6.2.4 Elektronische Unterlagen sind in einem sicheren Verfahren unveränderbar, gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter geschützt aufzubewahren. Es muss sichergestellt sein, dass die Haltbarkeit, die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit der Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrung nicht beeinträchtigt werden.

     

    6.2.5 Eingehende elektronische Unterlagen sind im Rahmen der sachlichen Feststellung auf Integrität und Authentizität zu prüfen. Bei den elektronischen Unterlagen ist auf deren Inhalt abzustellen. So ist z. B. eine E-Mail in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig, wenn sie sich als originäre begründende Unterlage darstellt. Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig.

     

    6.2.6 Elektronische Unterlagen sind jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar zu machen. Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Unterlage unter dem Kennzeichen verwaltet und mit weiteren dazugehörigen Unterlagen zusammengeführt werden kann. Dies gilt für die gesamte Aufbewahrungsfrist.

     

    6.2.7 Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit der elektronischen Unterlage zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustandes und seiner Ergänzungen gewährleistet ist.

     

    6.2.8 Die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen bei Bargeschäften kann das MF regeln.

     

    6.3 Prüfbarkeit der aufbewahrungspflichtigen elektronischen Unterlagen

    Die elektronischen Unterlagen müssen für die Rechnungsprüfung und für die Aufgaben nach § 9 BHO/LHO auch maschinell auswertbar sein.

     

    6.4 Elektronische Erfassung von Unterlagen in Papierform

    6.4.1 Unterlagen in Papierform werden durch den Scanvorgang in elektronische Unterlagen umgewandelt. Es muss dabei sichergestellt werden, dass das Original mit der gescannten Unterlage übereinstimmt und der Zusammenhang der einzelnen Unterlagen gewahrt bleibt.

     

    6.4.2 Die Unterlagen in Papierform dürfen nach dem fehlerfreien Scanvorgang vernichtet werden und die weitere Bearbeitung darf nur noch mit der elektronischen Unterlage erfolgen. Dies gilt nicht, wenn Rechtsvorschriften oder andere zwingende Gründe dem entgegenstehen.

     

    6.4.3 Das Verfahren muss dokumentiert werden. Die zuständige Stelle muss eine Dienstanweisung erstellen, die u. a. regelt, wer nach dem Berechtigungskonzept scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung), welche Unterlagen gescannt werden, welche Unterlagen in Papierform nach dem Scanvorgang nicht vernichtet werden dürfen, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt, wie die elektronische Unterlage einem Geschäftsvorfall zugeordnet wird und wie Fehler protokolliert werden.

  • Albrecht/Höroldt, IT-Sicherheit 1/2013, 29 (Datenkonsistenz im Katastrophenfall)
  • Albrecht/Schmid, K&R 2013, 529 (E-Government)
  • BT-Drs. 18/4096
  • BT-Drs. 18/5121
  • Bergt, CR 2014, 726 (Verschlüsselung nach dem Stand der Technik als rechtliche Verpflichtung)
  • Bräutigam/Wilmer, ZRP 2015, 38 (Meldepflichten im IT-SiG)
  • Clauß/Köpsell, IT-Sicherheit 1/2012, 44 (Datenschutztechnologien Verwaltung)
  • Dorndorf/ Schneidereit, CR 2017, 21-26 (E-Signing von Verträgen mittels qualifizierter elektronischer Signatur nach eIDAS)
  • Eikel/Kohlhause, IT-Sicherheit 3/2012, 64 (United Communications)
  • Fischer/Lemm, IT-Sicherheit 1/2012, 48 (Kommunales Cloud Computing)
  • Frische/Ramsauer, NVwZ 2013, 1505 (Das E-Government-Gesetz)
  • Gaycken/Karger, MMR 2011, 3 (Entnetzung, IT-Sicherheit)
  • Gehrmann/Klett, K&R 2017, 372 (Umsetzung des IT-SiG)
  • Geis, K&R 2002, 59 (Singnaturverordnung)
  • Glombik, VR 2016, 306 (Europäischer elektr. Datenaustausch)
  • Gola, K&R 2017, 145 (Interpretation der DSGVO)
  • Hoffmann/Schulz/Brackmann, ZD 2013, 122 (öffentliche Verwaltung und soziale Medien)
  • Johannes, MMR 2013, 694 (Elektronische Formulare, Verwaltungsverfahren)
  • Kahler, CR 2015, 153 (Outsourcing im öffentl. Sektor, Amtsgeheimnis)
  • Karg, DuD 2013, 702 (E-Akte, datenschutzrechtliche Anforderungen)
  • Klimburg, IT-Sicherheit 2/2012, 45 (Datenschutz, Sicherheitskonzept, Verwaltung in NRW)
  • Kramer, DSB 2015, Nr 04, 79 (Vorgaben für den behördlichen DSB)
  • König, LKV 2010, 293 (Verwaltungsreform in Thüringen, E-Government)
  • Laue, DSB 2011, Nr 9, 12 (§ 3a, Datenvermeidung und Datensparsamkeit)
  • Leisterer/Schneider, K&R 2015, 681 (staatliches Informationshandeln im Bereich der IT-Sicherheit)
  • Lotz/Wendler, CR 2016, 31 (TOM, Abdingbarkeit von § 9 BDSG für Betreiber von KRITIS)
  • Mayer, IT-Sicherheit, 5/2012, 68 (Mobility, ByoD)
  • Oberthür/Hundt/Kroeger, RVaktuell 2017, 18 (E-Government-Gesetz)
  • Prell, NVwZ 2013, 1514 (E-Government)
  • Probst/Winters, CR 2015, 557 (eVergabe, elektr. Durchführung der Vergabe öffentl. Aufträge)
  • Roßnagel, CR 2011, 23 (sicherer elektronischer Rechtsverkehr)
  • Roßnagel, MMR 2015, 359 (eIDAS-VO, elektr. Signaturen für Vertrauensdienste)
  • Roßnagel, NJW 2013, 2710 ( E-Government-Gesetz)
  • Roßnagel, NJW 2014, 3686 (Sichere elektronische Transaktionen)
  • Schrotz/Zdanowiecki, CR 2015, 485 (Cloud Computing im öffentl. Sektor, Datenschutz u. IT-Sicherheit)
  • Schulte/ Schröder, Handbuch des Technikrechts, 2011
  • Schulz, CR 2009, 267-272 (Der neue „E-Personalausweis”)
  • Schulz, DuD 2015, 446 (Leitlinie für IT-Sicherheit in Kommunen)
  • Schulz, MMR 2010, 75 (Chancen und Risiken von Cloud Computing in der öffentlichen Verwaltung)
  • Sosna, CR 2014, 825-832 (eIDAS-Verordnung)
  • Ulmer/Rath, CCZ 2016, 142 (DS-GVO)
  • VGH Bayern, B. v. 01.12.2014 16a DZ 11.2411 (E-Mail-Kontrolle bei Beamten, Datensicherheit);
  • Weidemann, DVP 2013, 232-234 (DE-Mail, Verwaltungszustellungsgesetz)
  • Zaudig, IT-Sicherheit 4/2012, 64 (IT-Sicherheitsmanagement in der Kommunalbehörde)
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